就労移行支援のサービス提供実績記録票とは？【無料ひな形ダウンロード】

「サービス提供実績記録票には、結局どの項目を書けばよいのか」「記載を間違えたときはどう直せばよいのか」「作成した記録票はいつまで保管しておく必要があるのか」など、就労移行支援事業所の運営に携わる中で、こうした疑問を抱いたことがある方は多いのではないでしょうか。

サービス提供実績記録票は、日々の支援内容を記録するだけでなく、国保連への請求の根拠ともなる書類です。

この記事では、就労移行支援の「サービス提供実績記録票」に記載すべき項目や書き方の基本、記載時の留意点についてご紹介しています。保存期間や記載内容の訂正方法など、実務でよくある疑問については記事末尾のFAQでまとめていますので、ぜひ最後までお読みください。

また、帳票作成等に密接に係る内容として、「令和8年度臨時報酬改定」は事業所を運営する上で無視できない話題です。
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就労移行支援のサービス提供実績記録票とは？

障害福祉サービスにおけるサービス提供実績記録票とは、各事業所においてサービスを利用する方々へ支援を行った日時や支援内容、各加算や送迎の記録などを管理する書類のことです。

事業所ごとに利用者の利用状況を正しく把握する中で課題を見つけ、より良い支援につなげるためにとても重要なものと言えます。

サービス提供実績記録票の管理方法については、エクセルや紙で管理している事業所もあれば、パソコンやタブレットなどで利用できる業務支援ソフトで管理している事業所などさまざまです。

また、サービス提供実績記録票は、各事業所で毎月行う国保連（国民健康保険団体連合会）への請求の元となるデータなので、安定した事業運営の観点でも適切に作成・管理する必要があります。

就労移行支援のサービス提供実績記録票に入れるべき項目

対象となるサービス種別により項目は異なりますが、任意でサービス提供実績記録票を作成する場合には、概ね下記のような項目が必要です。

• 受給者番号
• 利用者氏名
• 事業所番号
• 事業所名
• 契約支給量
• 提供日付
• サービス提供の状況
• 各種加算の有無
• サービス提供の状況（開始・終了時間を含む
• 各種加算の有無（送迎加算や食事提供体制加算など）
• 利用者確認欄　　　　など

就労移行支援のサービス提供実績記録票の留意点

サービス提供の都度記載する

サービス提供実績記録票は毎日作成する書類ですので、提供した内容や状況等を忘れないよう、極力提供の都度記載するようにしましょう。記録ソフト等があると、支援内容を残しておくのに便利です。

具体的・客観的に記載する

サービスを提供した支援員だけでなく、様々な立場の人が読む書類のため、その場面を知らない人でも内容を理解できるように書く必要があります。例えば活動の様子一つとっても、「楽しそうにしていた」ではなく「笑顔で取り組んでいた」など、主観的な表現を避けて書くようにしましょう。

分かりやすい表現を心がける

サービス提供実績記録票は利用者・その家族も見るので、表現にも配慮が必要です。特に障害福祉の専門用語は、利用者やその家族には伝わりにくいので、説明を添えるか別の表現を用いて記入しましょう。

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※こちらのひな形に関しては、ユーザー様の責任にてご利用ください。また、ご利用の際には、行政からの通知、事業所の最新の状況等に応じて、項目や内容を編集してください

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就労移行支援の実績記録票に関するよくある質問

Q. サービス提供実績記録票は何年間保存する必要がありますか？

A. サービスを提供した日から5年間、保存しておく必要があります（平成18年厚生労働省令第171号にもとづく基準）。書面のまま保存する方法のほか、書面をスキャンしてデータ化する、あるいは記録・請求ソフトを使って作成時からデータで保存しておく方法もあります。データで保存しておくと、紛失時のリスクを減らせるうえ、保管スペースの節約にもつながります。なお、自治体の条例でこれより長い期間を定めている場合もあるため、念のため指定権者に確認しておくと安心です。

Q. 記載した内容に間違いがあった場合、どのように直せばよいですか？

A. 書き直すのではなく、利用者に事情を説明したうえで訂正印をもらうなど、後から見ても訂正の経緯が分かる形で対応する必要があります。複写式の記録票を使っている場合は、利用者にお渡しした控えについても同じように訂正しておきましょう。

Q. 利用者が急に欠席した場合、記録はどうすればよいですか？

A. 実際にサービスを提供していない以上、通常の支援内容として記載することはできません。欠席した事実そのものが分かるよう、備考欄などにその旨を記録に残しておきましょう。

Q. 記録内容に不備があると、どのような影響がありますか？

A. サービス提供実績記録票は、適正にサービスを提供したことを証明し、報酬請求の根拠ともなる書類です。記載漏れなどによって提供内容が確認できない場合は、報酬の返還を求められることもあるため、日々の記載は正確に行いましょう。

まとめ

ここまで、就労移行支援のサービス提供実績記録票について、記載すべき項目や書き方のポイントを解説してきました。

サービス提供実績記録票は、日々の支援内容を証明し、報酬請求の根拠ともなる重要な書類です。正確な記載を継続していくためにも、業務支援ソフトの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

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最後までお読みいただきありがとうございました。