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障害福祉ソフトでクラウド型を選ぶメリットとは？クラウド型ソフト・システムの活用例もご紹介
近年、「クラウド」は様々な業界の業務改善や生産性の向上に役立つものとして、良く耳にするようになりました。
この記事ではクラウドシステムの基礎知識と、障害福祉におけるクラウド型ソフトの活用方法について詳しく説明しています。障害福祉ソフトの導入・変更に悩んでいる障害福祉事業所の皆様はぜひご覧ください。
クラウド型ソフト・システムとは？
クラウドの定義
クラウドサービスは、「従来は利用者が手元のコンピュータで利用していたデータやソフトウェアを、ネットワーク経由でサービスとして利用者に提供するもの」です。ハードウェアを購入したり、ソフトウェアをパソコンにインストールする必要がなく、インターネット環境とPCやタブレット、スマホなどのデバイス端末があれば場所を問わずサービスを利用することができます。一般にASP型ソフト、クラウド型ソフトと呼ばれています。
「ASP」とは、アプリケーション・サービス・プロバイダ（application service provider）の略称であり、障害福祉ソフトの場合、サーバーにサービス提供の記録や請求業務のできる障害福祉ソフトを設置し、事業者にインターネットを介してソフトを利用してもらう仕組みを構築するソフト会社のことを指します。
クラウド型とインストール型ソフト・システムの違い
障害福祉ソフトの導入形式にはクラウド型の他にインストール型があります。インストール型はインターネット環境の有無に関わらずインストールしたPCなどのデバイス端末で利用できます。
インストール型はソフト会社のサービス内容にもよりますが、事業者に合わせてカスタマイズを行ってくれることと、保管するデータがご自身のPCに保管されるため、個人情報が物理的に目の前にあるといった、心理的な安心感があります。
一方で、クラウド型に比べ初期費用が高いことが多く、法改正時などは自身でプログラムのアップデートが必要な場合があるため、注意が必要です。
クラウド型のメリットとデメリットとは？
クラウド型ソフト・システムのメリット
クラウド型のソフト・システムを導入する主なメリットは4つあります。
メリット①導入コストを抑えることができる
クラウドを導入すると、サーバー・周辺機器の購入費用やシステム構築などの初期費用(設備投資)を抑えることができます。また、サーバーを稼働させるための維持費、運用・監視する人件費も減らせるので、結果的に維持コストを抑えることもできます。さらに、クラウドの多くは従量課金制であり、利用量に応じて費用が発生するため、必要以上に経費がかかることはありません。
メリット②運用管理の負担を削減できる
クラウドの運用はサービス提供事業者に任せられるため、従来は自社で行っていた管理やメンテナンスが少なくなり、負担を大幅に削減できます。安定性やセキュリティ面の確保など、システムを維持するための専任スタッフを置く必要はありません。また、システムの更新作業も原則としてサービス提供事業者側で実施します。
メリット③時間や場所を問わず利用できる
PCやタブレット、スマホなどのデバイス端末とインターネット環境さえあればアクセスが可能で、離れた場所にいる相手との共同作業も簡単にできるため、作業効率が大幅に向上します。リモートワークや在宅勤務の普及にも大きく貢献します。
メリット④データの安全な保管
クラウド環境を利用すれば、重要なデータを消失するリスクが低くなり、災害後の事業継続や復旧が容易に行なえます。クラウドサービスのサーバは、データセンターに置かれているのが一般的です。
データセンターは、地震だけでなく火災や停電にも強い構造となっているので、自社でサーバを保管するよりも、安全にデータを守れます。BCP対策にも繋がります。
クラウド型ソフト・システムのデメリット
一方で、クラウド型のソフト・システムには以下のようなデメリットもあります。
デメリット①インターネット環境に左右される
クラウドサービスはインターネットを通じて利用するものです。そのため、インターネット環境が悪ければ、スムーズにデータにアクセスすることができません。
デメリット②カスタマイズが難しい
比較的カスタマイズが自由にできる自社サーバーと異なり、クラウドサーバーではサービス提供事業者が提供するサービスの範囲でしかサーバー環境を作り上げられません。
サーバー機器や機種に関する細かい指定、OS、ソフトウェア、インターネット回線、ネットワークのチューニングなど、サービス提供事業者が提供した範囲でクラウドサーバーを利用することになります。
障害福祉事業所でのクラウド型ソフト・システムの活用例は？
ここからは障害福祉事業所で活用できるクラウド型ソフト・システムの活用例をご紹介します。
記録・帳票の作成と管理の効率化
デバイスとインターネット環境さえあれば、場所を問わずシステムにログインできるため、出先でも計画書やモニタリングなどの作成・編集・閲覧ができます。
事務所へ戻って作業する必要がなくなり、移動時間により発生していた残業の削減に繋がります。作成した記録や帳票はクラウド上で管理することで、紙の保管管理やファイリング作業が不要になります。
電子サイン機能によるペーパーレス化
電子サイン機能が付いていると、作成した記録や帳票に利用者から同意サインをソフト内で受領できます。クラウド上で管理した記録や帳票にサインが反映されるため、印刷が不要になり、ペーパーレスな運用が可能になります。
タスク・スケジュール管理の効率化
クラウド上でタスクやスケジュール管理を行うことで、誰に・いつ利用者への計画やモニタリングを行う必要があるのかを把握できます。利用者人数が多い事業所でも職員間の情報共有がしやすく、抜け漏れを防ぐことができます。
請求業務の効率化
サービス提供記録を連動させて請求データを作成できる機能を搭載している請求ソフトもあります。従来のように記録を紙で利用者毎に管理し、請求時に転記するというフローに比べると、請求業務の負担は大幅に軽減されます。また、クラウドであれば場所を問わずに請求業務ができるため、事務員のリモートワークも実現できます。
人事・労務や会計などバックオフィス業務の効率化
人事や労務に関する書類等をWEB上で届出・管理できるクラウド型のソフト・システムを導入することで、連絡、収集、内容確認、転記などの業務を効率化することができます。
また、複数の事業所を運営しているケースや税理士事務所等に監査等を依頼している場合は、現地でソフト・システムに入力した内容をすぐに共有できることから、クラウド型の会計ソフトが活用されています。
バックオフィス業務等のクラウドシステムの導入を検討されている方は、以下のサイトも参考になりますので、併せてご覧ください。
（参考：SaaS・ITサービスの比較サイトならkyozon）
導入に向けてクラウド型ソフトを選ぶときのポイントとは？
ここでは、障害福祉事業の請求、記録作成、利用者情報管理などを行うソフト・システムを例に、導入にあたって比較するためのポイントをご紹介します。
- 必要な機能や条件を洗い出す
- 使いやすさを確認する
- 契約種類を確認する
- 料金体系を確認する
- サポート体制を確認する
①必要な機能や条件を洗い出す
まずは、ご自身の事業所において、障害福祉ソフト・システムに求める機能や条件を明確にしましょう。障害福祉のクラウドシステムによって提供される機能の種類が異なり、大きく記録特化型と請求特化型の2つに分類されます。
電子サインや工賃計算など幅広く業務を効率化する機能が付いているソフトもあるため、必要な機能がそろっているか確認が必要です。すでに事業所を運営している場合は、現在の業務において、どこに問題点があるのか、職員から聞き取りを行うのもよいでしょう。
②使いやすさを確認する
障害福祉のクラウド型ソフトによって提供されている機能が同じでも、実際に利用する際の使いやすさが異なります。使いやすさは実際に試してみないとわからないため、無料体験やデモンストレーションで操作のしやすさや画面の見やすさを確認したうえで、導入するソフトを選定する必要があります。
③契約種類を確認する
クラウドシステムは月額料金制でアップデート費用は無料の場合が多いですが、契約期間の縛りが存在する場合、解約時に違約金が発生することがあります。システム導入時の契約によって、初期費用やアップデート費用、違約金などの支払い義務が異なるため、注意が必要です。
④料金体系を確認する
障害福祉ソフト・システムの料金体系は、「月額（定額）の利用料金」と「購入時一括支払（リースの場合は定額）」の2種類あります。その他にも導入費、システム使用料、サポート料金といった要素があります。
機能ごとにオプション料金などが設定されているケースや、契約事業所数に応じた割り引き（ボリュームディスカウント）などもあるので、オプション料金の項目・内容も確認し、総額で比較するのが良いでしょう。
⑤サポート体制を確認する
新しいシステムや機能を導入した当初は、操作に慣れるまで時間がかかってしまうケースも考えられます。このような際にお困りごとを解決する支援を行ってくれるサポート体制が十分かどうかは重要な指標のひとつです。
導入時のデータ移行や操作説明などのサポートの有無、システム利用中のサポートの有無、サポート体制がメール・電話・訪問のうちどの方法に対応しているのかといったサポート内容と、サポートに関する料金を確認して比較しましょう。
障害福祉ソフトの選び方や比較方法について詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回は、クラウドシステムの基本知識や障害福祉事業所におけるクラウド型ソフト・システムの活用例について紹介しました。今後さらにICT化や生産性向上が求められる障害福祉事業所において、クラウドシステムの活用はますます重要になります。
クラウド型ソフトである当社の「かべなしクラウド」では、ご契約時と同じ機能・条件で効果を実感できる2ヵ月の無料体験を実施しています。無料体験期間中は、同じ担当者が専属の担当としてソフトの検討や導入をサポートしますので、気になっている機能や使用感を導入前に確認することができます。
また、事業所のご状況に合わせて、電子サインの活用や請求業務などかべなしクラウドの操作方法を、知りたい機能から優先的にご案内することも可能です。
詳しいサポート体制や詳細のお見積もりについては、下記からお問い合わせ頂けますので、是非お気軽にご相談ください。
事業者への記録・請求ソフト導入支援経験者や、障害福祉・介護業界に長く携わるメンバーが在籍。障害福祉サービス事業所の開業、経営、日々の運営業務に役立つ情報を発信しています。
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