施設外就労の壁を越える情報共有と電子サイン。支援の信頼性を大切にするホープ大和の挑戦

神奈川県大和市で就労継続支援B型を運営するホープ大和様は、「施設外就労」を軸に、利用者一人ひとりに寄り添った手厚い支援を展開しています。

かつては汎用ツールや自作の仕組みで運営を支えていた同所が、なぜ「かべなしクラウド」を選び、どのような変化を遂げたのか、サービス管理責任者の吉野様にお話を伺いました。

企業内で実践的に働く力を伸ばす施設外就労に注力

こちらの事業所について教えてください。

私たちの最大の特徴は、実際の企業の中で訓練を行う「施設外就労」を軸にしている点です。企業内で行うからこそ、高い工賃実績と就労に向けた現実的な課題抽出と課題解決につながります。働く場でのリフレッシュ法、コミュニケーション力、企業が求めるスピード感、責任感、生活管理能力などを実践的に身に付けることができます。

また、支援の質を担保するため、利用者さん4.5人に対して職員1人という、県の基準を上回る手厚い人員配置を行っています。設立以来15年間、工賃をあえて「手渡し」することにこだわっており、毎月の支給時には必ず一人ひとりと面談を行い、アセスメントし、今月の頑張りを直接フィードバックする時間を大切にしています。

かべなしクラウド導入前の課題を教えてください。

以前は障害福祉に特化していない汎用的なシステムを活用して運営していました。しかし、施設外就労の現場が増え拠点が分散するにつれ、職員全員がリアルタイムに同じ情報を見られる仕組みが必要だと感じはじめました。

また、記録はシステムに入力していましたが、実績記録票については紙が中心のアナログな管理でした。そのため、月末に1ヶ月分の実績を確認し、利用者さんから押印いただいていましたが、お互いに「本当にこの日に通所したか」という記憶が曖昧になり、整合性が取りづらいことがありました。こうした記憶に頼る運用は、意図せずとも不正が起こりやすいため、運用面でも不安がありました。

改ざん不能な「電子サイン」が、支援の信頼性を担保

導入の決め手を教えてください。

最大の決め手は「電子サイン」の仕組みです。他の事業所を見学した際、利用者さん様本人がタブレットにサインする光景を見て、「これこそが一番の証拠（エビデンス）になる」と直感しました。本人が納得してサインするプロセスが、不正を防ぐ最良の手段だと考えたからです。

かべなしクラウドの電子サイン機能イメージ タイムカードで打刻した時間と電子サインが実績記録票に自動反映！ 紙に印鑑やサインをもらう業務が不要になり、「サービス提供の都度確認を得る」基準省令に沿った運営が可能です。 ＞＞「電子サイン」機能の詳細を見る

また、要望を出した際の「アップデートの速さ」も信頼に繋がりました。施設外就労先ごとの複雑な単価設定など、現場の声を即座に反映してくれるスピード感が導入を後押ししました。

施設外就労のリアルタイム共有がもたらした「正当な運営」

実際にかべなしクラウドを導入されて、どのような効果がありましたか？

「効率化」よりも「適切な運営」ができているという実感が大きいです。電子サインの導入により、利用者さんには1ヶ月分の実績確認をまとめて対応してもらう負担がなくなり、日々の確かな積み重ねとして工賃明細を渡せるようになったことで、利用者さんもより納得感を持って工賃を受け取ってくれるようになるなど、クリアな運営が実現しています。

施設外就労の現場とも情報が一元化され、離れた場所にいても支援の状況が即座に把握できます。以前は現場が離れていることで「誰かがやってくれているだろう」という状況が生じがちでしたが、情報が一元化されたことで「職員全員がリアルタイムに同じ画面を見ている」という適度な緊張感と責任感が生まれました。

また、出退勤の管理も大きく変わりました。以前は昔ながらの紙のタイムカード機を使用していましたが、かべなしクラウドで一元管理するようになったことで、紙での管理を廃止しました。さらに、記録に矛盾がないか、実態と合っているかという「整合性」を自分たちで確認しようとする意識が職員の中に芽生えたことも、事業所にとって大きな収穫です。

最後に、今後の展望を教えてください。

今後はAIも積極的に活用し、事務作業のサポートを任せることで、職員がより「本質的な支援」に時間を使える環境を整えていきたいです。ITで運営の正当性をしっかりと担保しつつ、これまでの福祉の枠を超えた新しい挑戦を続けていきます。

具体的には、病気や障害が深刻化してから支援するのではなく、大学などと連携して早期から関わることで、社会との繋がりを絶やさない『予防的支援』に挑戦したいです。