電子サイン機能があるのは「かべなし」だけ！ソフトとAIツールの併用で飛躍的な業務効率化を実現

相談支援専門員の石橋様は、福岡県福岡市で相談支援事業所みっけを2024年9月に開業されました。石橋様の開業の経緯とかべなしクラウドの活用方法、AIボイスレコーダーを併用した業務効率化についてご紹介します。

理想の支援を実現するため、独立を決心しました

ご開業の経緯を教えて下さい

開業する以前は、知的障害者の入所施設、ヘルパー事業所、就労継続支援B型、生活介護など、様々なサービスで経験を積んできました。特に放課後等デイサービスに約8年携わり、障害児の支援や療育の経験が最も長いです。

長く勤めるなかで、自分の理想の支援がしたいと思うようになりました。そこで、20代で取得し更新を続けていた相談支援専門員の資格を活かし、一人で始められて初期費用も少ない相談支援事業での独立を決めました。無料の開業相談サービスや知人の助言も活用し、最短5ヶ月での立ち上げを実現しました。

導入の決め手は、かべなしだけの「電子サイン機能」

かなりスムーズにご開業されたんですね！
かべなしクラウドの導入経緯を教えてください。

以前の職場で「かべなしクラウド」を使っていたので、その電子サイン機能の便利さはよく知っていました。開業当初はExcelで利用者の情報を管理していたんですが、利用者数が70名を超えたあたりから、もう限界だと感じたんです。計画やモニタリングの予定管理がとにかく大変で、これはもうソフトを導入するしかないと。

かべなしクラウド以外のソフトは検討しましたか？

他のソフトも検討しましたが、電子サイン機能がないことや、相談支援事業に特化していないと感じたため、導入は見送りました。実は、「かべなしクラウド」を導入する前も、Excelで電子サインができるようにタッチ式のパソコンを開業時に用意していたほど、私にとって電子サインは必須の機能だったんです。

電子サイン機能があれば、訪問時にその場で書類を作成し、すぐに利用者から電子サインをもらえるので、サインのためだけに再度訪問する手間がなくなりました。さらに、ソフトから利用者へメールで書類を交付できるのも非常に便利です。紙の書類を持ち歩く必要がなくなったことで、荷物も軽くなり、移動がぐっと楽になりました。

かべなしクラウドの電子サイン機能イメージ 電子サイン＆メール交付で完全ペーパーレス化を実現！かべなしクラウドで作成した帳票は電子サインで同意署名の受領が可能です。 ＞＞「電子サイン」機能の詳細を見る

また、特に良さを実感しているのは、書類の検索性の高さです。Excelで管理していた頃は、一つひとつのファイルを開いて中身を確認しないと、必要な情報が見つけられませんでした。でも、「かべなしクラウド」なら、ボタン一つでアセスメントや計画書など、必要な書類がすぐに表示されます。これが本当に便利で、業務効率が飛躍的に上がりましたね。

予定管理機能で業務の抜け漏れなし！

他に役立っている機能があれば教えてください。

予定管理機能は本当に助かっています。以前は、サービス等利用計画やモニタリングの予定をExcelで管理していました。自分で表を更新していくしかないので、抜け漏れがないか確認するのも一苦労でしたね。

でも、「かべなしクラウド」なら、受給者証の情報に基づいてサービス等利用計画やモニタリングの予定を自動で設定してくれるので便利です。これにより、誰に計画やモニタリングを実施しなければいけないのか？が把握しやすいです。さらに、月ごとに請求可能な算定実績もすぐに把握できるようになりました。現在は利用者数が100名を超えましたが、抜け漏れの心配がなくなりました。

AIツールの活用で、利用者との対話に集中

業務効率化のために取り組んでいることはありますか？

日々の業務では、プラウドノートという音声入力アプリを活用しています。アプリが会話をリアルタイムで文字起こしし、AIが要約して議事録を作成してくれるので、会議録の作成には特に役立ちます。打ちながら聞くのが苦手なので、この機能のおかげでパソコンから目を離し、手を止めて利用者の話にしっかり耳を傾けられます。これは本当に導入してよかったと感じる点ですね。

「頑張りすぎない働き方」で、利用者と長く向き合いたい

AIツールも活用されているんですね！石橋様の目指す支援を教えてください。

まだ立ち上げたばかりなので、まずは事業を軌道に乗せることに注力したいです。自分が頑張りすぎない働き方を目指して、無理なく長く支援を続け、利用者一人ひとりとじっくり向き合っていくことが目標です。

仕事の「楽しさ」は、サービスを組み立てて利用者が落ち着いたり、人生の方向性が定まったりした時に感じます。支援で最も大事にしているのは、利用者の「ニーズの把握」と「隙間（狭間）の支援」、つまり「どこに橋を架けたら良い循環を生み出せるのかを見極めること」です。今まで様々なサービスを経験してきた自分だからこそできる支援だと思っています。