請求を知れば経営がわかる。就労継続支援B型・旅のワンダの運営を支えるかべなしクラウド

東京都・墨田区の京島で就労継続支援B型事業所「旅のワンダ」を運営する「日常福祉合同会社」。

代表を務める堀様と、請求・記録業務を務める高山様・中村様に、事業所への思いやかべなしクラウドの活用について、お話を伺いました。

「仕組みのある事業所を作りたい」。宿泊施設を軸に利用者と一緒に働くB型という選択

事業所について教えてください。

（堀様）就労継続支援B型事業所「旅のワンダ」は、ホステル「1つの風景」の運営を生産活動の軸に置いた事業所です。
清掃・ベッドメイキング・チェックイン対応といった宿泊業務のほか、SNS発信やグッズ制作、書籍編集、事務局業務など多岐にわたる活動を行っています。
工賃は時給500円で、月額で見ても全国平均を上回る水準を実現しています。

事業所を立ち上げられた経緯を教えてください。

（堀様）私は元々グラフィックデザイナーをしており、独立後は出版社の設立・運営や、行政と連携した地域課題の解決を仕事にしていました。 市議会議員を経て、友人のつながりから別法人でB型事業所の管理者を務めたのがこの業界との出会いです。
福祉の経験はゼロでしたが、「新しい挑戦をしよう！」という感覚で始めました。

実際にやってみるうちにこの業界の面白さと課題に気づき、自分でも事業所を立ち上げたいと思うようになりました。 そこで、まずはよりよい経営を模索しようと「高い工賃を実現している」という別の事業所に転職。しかし、実際に入ってみると「営業を頑張って根性で生産活動を取ってくる」という話で、仕組みがありませんでした。

仕組みを作った上で特定の局面を根性で乗り切ることはあると思いますが、最初からそれに頼る設計では再現性がない。 自分が運営するなら、「高い工賃を仕組みで実現できる事業所にしたい」と思うようになりました。 そこで、宿泊施設の運営を生産活動の軸に置くB型という形を思いつきました。

なぜ宿泊施設を運営しようと思われたのでしょうか？

（堀様）一番大きいのは、宿泊施設の仕事が福祉の文脈を抜きにしても、十分に利益が出るビジネスであるという点です。 工賃の高さは、生産活動に何を選ぶかという入口の設計で、ほぼ決まると思っています。

その上で、カフェのようにマルチタスクと瞬発力が求められる業種と違い、宿泊施設は予約が事前に入るのでイレギュラーが少ない。仕事の種類は多岐にわたりますが、時間帯ごとにバラけているので、同時にこなす場面も少なく済みます。

普通のビジネスなら2時間でやることを1日かけてやるような形で、午前中にホテルの清掃を終えたら、午後は手芸などゆったりした活動に充てる。

利用者のペースに合わせつつ、手すきの時間を作らないことで、ちゃんと利益を出しながら無理なく高い工賃が実現できています。

「クラウドなのに紙に印刷してサイン？」ー前職での違和感がかべなしクラウド導入の原点に

かべなしクラウドを知ったきっかけを教えてください。

（堀様）今までの職場でも障害福祉ソフトは使っていましたが、クラウドで管理しているはずなのにプリントアウトしてサインをもらうという紙運用がどこでも残っていて、ずっと引っかかっていました。

「方法は紙じゃなくてもいいはずだ」と思っていたところに、サインも電子で完結できるソフトがあると知ったのが、かべなしクラウドとの出会いです。

他のソフトとも比較しましたが、利用者数に応じた料金体系で開業直後でも費用負担が少なく、使いやすさで遜色ないためかべなしクラウドに決めました。

導入してみて、使い勝手はいかがでしたか？

（堀様）開業当初に請求を担当していた高山がすんなりソフトを使いこなしてくれたので、それが使いやすいということの証明だと思っています。

（高山様）実際、かべなしクラウドは分かりやすくて使いやすいと感じています。受給者番号が未入力のままだと警告が出るなど、請求ミスを防いでくれるチェック機能が特に助かっています。以前のソフトは自分たちでは気づきにくいエラーが多く、チェックが大変だったので。

かべなしクラウドの請求エラーチェック機能イメージ 返戻のリスクがある登録内容を一覧で表示し、請求前の確認作業を効率化できます。 チェックに従って修正すれば、安心して請求ができ、運営指導対策にも役立ちます。 ＞＞「国保連請求」機能の詳細を見る

また、サポートの対応も早く、請求に直接関係しない制度上の疑問まで丁寧に答えてもらえて安心感がありました。

（中村様）私は記録業務でよく使っています。特に助かっているのはモニタリング時期の通知機能で、6か月後の計算って意外と混乱しやすいので。記録も職員ごとに色分けされていて一目で分かりやすいです。紙の記録の良さを踏襲しながらデジタルになっている感じで、移行のハードルが低いと思います。

かべなしクラウドのスケジュール管理機能のイメージ 日程の変更もドラッグ＆ドロップで簡単に行え、スケジュール管理がスムーズに。 計画やモニタリングが必要な利用者をすぐに把握できます。 担当者別の絞り込み表示や利用者名の検索も出来て、利用者人数の多い事業所も安心。 ＞＞「スケジュール管理」機能の詳細を見る

「請求を知ることで支援が変わる」。業務分担を超えた学びの場として

請求業務は複数の方が担当されているんですね。

（堀様）請求業務が特定の担当者に属人化するのが嫌なんです。最初の事業所では私が請求を担当していたけど、私がいなくなったらみんな困ったと思う（笑）。そういう属人化は組織運営上よくないので、様々な業務を誰でもできる環境を整えることが大事です。

特に請求業務はなるべく色々な職員が対応できるようにしたいと考えていて、これは業務の継続性という観点だけでなく、請求業務を知ることで制度への理解が進み、経営がより自分ごとになる、という意義も大きいと思っています。

例えば、電話で利用者に「今日は休みます」と言われた際、以前は「そうですか、お疲れ様です」で会話を終了していた職員が、請求業務を通して欠席時対応加算の要件を知ることで「なぜ休むのか」を聞けるようになる。これまで意識していなかった「支援と運営の結びつき」が請求業務を通して理解できたことで、事業所の収入や経営についての意識が高まった結果です。これは利用者の状況をより深く把握しようとする動機になるため、経営的な目的だけじゃなく、支援の質を上げることにもつながっています。

比較的簡単に引継を行って請求担当を増やせるのは、かべなしクラウドが操作しやすいからという側面もあると思いますね。

最後に、今後の事業展望を教えてください。

（堀様）今のホステル事業が安定してきたら、次はクラフトビール醸造を新たな生産活動に加えようと考えています。

関連会社がビール工房を立ち上げる予定で、そこへ施設外就労として利用者に関わってもらいながら、慣れてきた方が一般就労していくというルートを作りたい。ホステルの考え方と同じで、週1回の醸造から始めて段々とペースを上げていき、マルチタスクにならないように仕事をばらけさせながら慣らしていく計画です。

東京で軌道に乗ったら大阪、そして地元の北海道へ。最初からマーケットの小さいところで試行錯誤するより、大きなマーケットで仕組みを磨いてから展開する—そういう順番で進めていきたいと思っています。