グループホーム（共同生活援助）の運営に必要なマニュアル・帳票を一覧で解説！

グループホーム（共同生活援助）を運営するにあたっては、作成が必要なマニュアルや帳票が数多くあります。マニュアルや帳票は日々の支援において現場の職員の方が安全かつ迷わず支援を行うために必要なだけでなく、運営指導の観点でも重要です。

この記事では、グループホームの現場支援・運営やリスク管理に直結する項目に焦点をあてて、運営上必須となる「マニュアル・規程」と「帳票・記録」を一覧で解説します。

ぜひ最後までお読みください。

グループホーム（共同生活援助）の運営に必要な規程・指針・マニュアル

グループホーム（共同生活援助）の運営において必要となる規程・指針・マニュアルは、作成して終わりではなく都度見直し・更新が必要となります。

項目	目的・実務上の役割	作成・更新のタイミング
運営規程	事業所運営の基本となるルールをまとめたもの。	開業時・変更時
個人情報保護規程	利用者およびその家族に関する情報の漏洩を防ぐためのルールを定める。	随時（法改正時など）
業務支援マニュアル	職員の属人化を防いで、支援の質を一定に保つ。	随時（業務見直し時）
虐待防止マニュアル	虐待の定義を共有し、不適切なケアを防ぐための手順を明確にする。	年１回以上見直し
身体拘束適正化のための指針	身体拘束の定義およびやむを得ず身体拘束を行う場合のプロセスと記録方法を定める。	年１回以上見直し
業務継続計画 （BCP）	災害・感染症発生時に事業を止めず、安全を確保するための備え。	年１回以上見直し
苦情相談対応マニュアル	クレームへの対応手順を定め、迅速な解決とトラブル悪化を防ぐ。	随時
感染症対策マニュアル	感染症予防および発生時の具体的な対応を示し、利用者・職員の健康を守る。	随時
事故対応マニュアル	事故発生時の連絡・対応ルールと二次被害防止の初動手順を定める。	随時
緊急時対応マニュアル	利用者の体調の急変など命にかかわる事態への初動手順を職員間で共有する。	随時

運営規程

事業運営のルールや利用者へのサービス提供内容・範囲などを定めたもので、開業前の指定申請時に作成する必要があります。開業後、内容に変更が生じた場合は自治体への変更届の提出が必要です。

グループホームの運営規程について、詳しくはこちらの記事をご覧ください。

個人情報保護規程

利用者および家族の個人情報を適切に保護・管理し情報漏洩を防ぐためのルールを定めたものです。具体的には職員による個人情報の取り扱い方法や守秘義務などについて記載します。個人情報保護法の改正が行われた場合には、改正内容に則って規程の修正が必要です。

業務支援マニュアル

日々の食事提供や入浴、掃除などの支援に関して属人化や職員によって支援方法が異なることなどを防ぎ、支援の質を一定に保つための業務手順をまとめたものです。現場の職員が日々確認できるように共有・掲示をすることが大切です。

虐待防止マニュアル

虐待の基準を統一し、虐待の未然防止と万が一発生した場合の早期発見、通報ルートの明確化など迅速に対応するための行動指針・対応手順をまとめておきます。年1回以上の委員会および研修実施のタイミングで、現場でおきたヒヤリハットなどをもとに見直しを行いましょう。

身体拘束適正化のための指針

身体拘束に当たる行為や、やむを得ない身体拘束を行う場合の組織的な意思決定プロセス、記録方法などについて定めたものです。やむを得ない身体拘束における3要件について職員が正しく理解できるようわかりやすく記載することが必要です。年1回以上の委員会および研修のタイミングで指針の見直しも行いましょう。

グループホームにおける身体拘束適正化について、詳しくはこちらの記事をご覧ください。

業務継続計画（BCP）

災害や感染症が発生した場合にも、利用者へのサービス提供を継続または早期に再開するための対応手順などを定めた計画です。年1回以上の見直しが必須であり、災害等の発生に備えて実際の現場で使える内容になっていることが大切です。

苦情相談対応マニュアル

利用者や家族からの苦情を迅速かつ適切に解決するために、誰がどのように対応し記録を残すかといった体制および手順を定めたものです。相談や苦情の受付窓口の担当者が不在の場合の対応ルートも記載しておきましょう。

感染症対策マニュアル

日常における具体的な感染症予防策（手洗いや手指消毒等）と万が一感染者が出た場合の対応手順・事業所の体制などをまとめたものです。

事故対応マニュアル

支援サービスの提供中に利用者の転倒や誤薬、急病といった事故が発生した際の救急手配や家族への連絡などについての手順をまとめたものです。事故発生時の対応に加えて、過去のヒヤリハットなどに基づいて事故を未然に防止する体制についても定めておきます。

緊急時対応マニュアル

利用者の体調の急変や行方不明などの緊急事態時の初動対応についてまとめたものです。家族や医療機関の連絡先、対応手順をまとめておくことで緊急時に職員のパニックを防ぐことにつながります。

グループホーム（共同生活援助）の運営に必要な帳票・記録

日々の支援業務などで必要となる帳票・記録について、必要となる場面・カテゴリごとにご紹介します。

利用者との契約関連

項目	目的・実務上の役割	作成・更新のタイミング
利用契約書	サービスの提供に関する法的な契約を結び、双方の権利を守る。	契約締結時
重要事項説明書	サービスの内容や料金、事業所の情報などを開示し利用者の合意を得る。	契約締結時・内容変更時
個人情報使用同意書	病院や相談支援事業所等の外部機関への情報提供に対する同意を得る。	契約時
預り金・貴重品等に関する委託契約書	利用者のお金等を管理する場合の責任の所在やルールを定める。	管理開始時

利用契約書

事業者と利用者の間で交わす法的書類で、契約期間やサービスの提供内容、料金などを記載します。他にも、利用料金滞納時等の契約解除の条件なども記載します。

利用契約書は、後述する重要事項説明書とセットで作成されることが一般的です。利用者本人・家族のサービス利用の意思確認が取れたら契約書を作成し、その後契約書の内容への同意も得られたら重要事項説明書とあわせて署名・捺印をもらいます。

利用契約書について、詳しくはこちらの記事をご覧ください。

重要事項説明書

利用者本人・家族が契約の際に適切な判断ができるように、事業所の概要や職員の配置・勤務状況、事故発生時の対応、苦情相談の窓口などを記載した書類です。利用契約書がサービスの提供に関する法的な書類であるのに対して、重要事項説明書はそれらに紐づく事業所全体の様々な情報をより詳しく説明する取扱説明書のような役割をもっています。

利用契約書とセットで利用者本人・家族の同意を得たら、それぞれ二部ずつ署名・捺印をもらいます。一部は事業所が保管し、一部は利用者または家族へ渡します。

重要事項説明書について、詳しくはこちらの記事をご覧ください。

個人情報使用同意書

サービス担当者会議における利用者情報の使用や、外部の病院、相談支援事業所などと連携する際に外部へ利用者情報を提供することへの同意書です。利用者本人からだけでなくその家族からの同意も得ておきましょう。

預り金・貴重品等に関する委託契約書（管理する場合）

利用者の現金・通帳などの金銭を事業所で預かる（管理する）場合の契約書です。金銭管理は管理内容などを巡ってトラブルになりやすいところでもあるので、契約書を結ぶことで後のトラブル防止にもつながります。

利用契約書と重要事項説明書について無料でダウンロードできるひな形をご用意しております。こちらからダウンロードの上、ご活用ください。

【無料】ひな形をダウンロードする

※こちらのひな形に関しては、ユーザー様の責任にてご利用ください。また、ご利用の際には、行政からの通知、事業所の最新の状況等に応じて、項目や内容を編集してください。

利用者の支援記録関連

項目	目的・実務上の役割	作成・更新のタイミング
フェイスシート	利用者の基本情報、障害特性などを即時確認する。	入居時・情報変更時。
アセスメントシート	利用者のニーズと課題を分析し、支援方針の土台を作る。	計画作成時・更新時。
個別支援会議録	多職種で支援方針を検討したプロセスと意見を残す。	計画作成時・更新時。
個別支援計画書（計画案・本計画）	支援のゴールと具体的な方法を定め、職員全体で共有する。	入居時・6か月に1回以上
モニタリングシート	支援計画に対する進捗確認と再評価を行う。	6か月に1回以上
サービス提供記録・業務日誌	支援内容、日々の様子、バイタルなどを記録し職員間で共有する。	毎日
サービス提供実績記録票	国保連の給付費請求の根拠となる書類で、利用者に提供実績を確認してもらう。	毎月
夜間支援記録	巡回時間、睡眠状態などの支援記録を記載する。	毎日（夜勤帯）
服薬管理記録	誤薬を防止し、服薬に関して誰がいつ確認したか証明する。	毎食後・就寝前など
金銭管理台帳	現金の入出金・残高を記録し、トラブルを防ぐ。	入出金時・定期照合時
外泊・帰宅・入院の記録	利用者の外泊や帰宅等の状況を把握し、欠食や加算算定等の根拠とする。	発生時

フェイスシート

利用者のプロフィールにあたる、氏名・生年月日・連絡先・家族の状況・障害に関する情報・既往歴などの情報をまとめたもので、適切な支援計画を作成するために役立てられます。緊急連絡先や主治医の情報など変更があった際はすぐに更新しましょう。

フェイスシートについて、詳しくはこちらの記事をご覧ください。

アセスメントシート

利用者の生活状況や課題、ニーズなど、アセスメントを通して得た情報をまとめたものです。個別支援計画を作成する前に作成し、その後は6か月ごとの見直しと必要に応じた修正を行います。

アセスメントについて、詳しくはこちらの記事をご覧ください。

個別支援会議録

個別支援計画の作成・更新にあたって、サービス管理責任者や世話人、生活支援員、利用者本人といった複数名が集まって会議をした際の、個別支援計画の原案に対しての意見交換・検討プロセスを記録するものです。検討結果を残すだけでなく、検討過程や反対意見なども残しておくことが重要です。

個別支援計画書（計画案・本計画）

アセスメントに基づき、どのような目標に向かってどのような支援を提供するのかを記載する書類です。個別支援計画を作成していなかったり、有効期限が1日でも過ぎてしまったりすると個別支援計画未作成減算の対象となるため注意しましょう。

個別支援計画について、詳しくはこちらの記事をご覧ください。

モニタリングシート

個別支援計画やサービス等利用計画に基づき、支援内容が利用者のニーズや状況にあっているか、目標がどの程度達成されているかといった進捗確認と再評価した内容をまとめるものです。モニタリングは原則6か月に1回の実施が必要です。

モニタリングについて、詳しくはこちらの記事をご覧ください。

サービス提供記録・業務日誌

日々の食事や入浴、体調、会話、外出など支援内容の記録をするものです。記載する際には抽象的にまとめるのではなく、できるだけ具体的な会話・声掛けの内容、介助内容を記載することが大切です。職員間で共有し支援に役立てることはもちろん、運営指導においても重要な書類となります。

サービス提供記録について、詳しくはこちらの記事をご覧ください。

業務日誌について、詳しくはこちらの記事をご覧ください。

サービス提供実績記録票

国保連の給付費請求の根拠となる書類で、日々の支援内容や利用実績などの記録を利用者に確認してもらいサインをもらいます。サービス提供実績記録票の内容に基づいて報酬が決定するため、運営指導においても記録に関して厳しく確認されます。

サービス提供実績記録票について、詳しくはこちらの記事をご覧ください。

夜間支援記録

夜間の巡回時間や睡眠の状態、緊急時の対応などを記録するものです。夜間支援等体制加算の算定において重要な書類となるため、巡回時の状況を具体的かつ正しく記載することが大切です。

服薬管理記録

服薬は利用者自身が管理することが基本ですが、職員による管理・サポートが必要な場合が多くあります。その際、服薬に関して誰がどの薬をいつ飲ませたかを記録し、飲み忘れや飲み過ぎなどを防止するための記録です。

金銭管理台帳

利用者から金銭を預かる場合に、不正利用などを防止するために作成・運用が義務づけられている書類です。利用者から預かっている現金の入出金および残高を記録し、入出金を行う都度記録する必要があります。

外泊・帰宅・入院の記録

利用者が自宅に帰宅したり入院したり、事業所を不在にしていた期間を正確に管理するための記録です。これらは帰宅時支援加算や入院時支援特別加算などの加算を算定する際の根拠となります。

無料でダウンロードできる各種帳票のひな形をご用意しております。こちらからダウンロードの上、ご活用ください。

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※すべての帳票のひな形が含まれているわけではございません。あらかじめご了承ください。
※各種ひな形に関してはユーザー様の責任にてご利用ください。また、ご利用の際には、行政からの通知、事業所の最新の状況等に応じて、項目や内容を編集してください。

運営・コンプライアンス関連

項目	目的・実務上の役割	作成・更新のタイミング
各種委員会の実施記録	虐待防止や感染症対策などにおける委員会開催に伴う記録・組織的に検討した内容を共有する。	委員会開催時（委員会の開催は各委員会で定められた頻度）
各種研修の実施記録	法令遵守に関する意識づけや職員のスキルアップのための研修などの実施状況等を記録する。	研修実施時
各種会議の記録	職員間の情報共有、支援の統一、現場課題などの記録・改善策を残す。	会議実施時
苦情解決記録	苦情への対応プロセスと再発防止策を残し、サービスの質向上につなげる。	苦情受付時・解決時
事故・ヒヤリハット報告書	事故の原因分析とヒヤリハットの共有によって再発防止の対策を講じる。	発生時
避難訓練実施記録	避難訓練の具体的な内容と反省・改善点などを記録する。	訓練実施時（年2回以上）
協力医療機関との報告書	緊急時の受診や入院体制が確保されていることを明確にする。	契約時・更新時

各種委員会の実施記録

虐待防止委員会、感染症対策委員会、身体拘束適正化検討委員会など法令で定められている委員会の開催に関する活動記録です。開催頻度は3か月に1回、6か月に1回など委員会ごとに定められているため、年度初めに年間の開催スケジュールを立てるとよいでしょう。

各種研修の実施記録

虐待防止・感染症対策・BCP・ハラスメント研修など職員に対して実施した研修の記録として、研修内容や資料などをまとめておきます。法定研修は常勤・非常勤問わず全職員の受講が必要ですが、当日欠席者がいた場合には後日、資料配布や研修動画の視聴等を行う必要があります。

各種会議の記録

利用者情報の共有、日々の支援方針、現場での悩み、行事の企画といった職員会議・全体会議などの日常的な意思疎通のプロセスに関する記録を残しておくものです。課題や解決策など会議の結果を残すことで現場の改善に直結する記録となります。

なお、ここで記載している各種会議の記録とは個別支援会議とは別に、事業所全体の運営に関する会議を指しています。

苦情解決記録

利用者や家族からの苦情が発生した際に、いつ・誰が・どのような対応をして、どのように解決したのかという苦情の内容から解決までの記録です。些細な苦情も記録し、職員間で共有することが大きなトラブルを防ぐことにつながります。

事故・ヒヤリハット報告書

事故・ヒヤリハットが発生した際の、状況、原因、対応、再発防止策をまとめたものです。事故が発生した場合は自治体への報告書提出も必要となるので、各自治体の報告様式に沿って報告書を作成します。

避難訓練実施記録

消防法に基づき実施した避難訓練の実施内容や目的、課題、改善策などを記録するものです。夜間を想定した訓練や消防署への事前通報を含めた訓練など実践的な訓練を行いましょう。頻度は年2回以上の実施が必要となります。

協力医療機関との協定書

日常的な診療相談や緊急時の受け入れなどを行う医療機関との合意書です。指定申請時の必要書類ですが、原本は保管しておく必要があります。また医療機関側の代表や名称の変更があった場合には更新が必要です。

人員基準および職員の人事・労務関連

項目	目的・実務上の役割	作成・更新のタイミング
職員の勤務の体制及び勤務形態一覧表	日々のシフトや人員配置が必要な設置基準を満たしているか管理する。	毎月
給与明細・賃金台帳	職員への給与支払いを管理する。	毎月

職員の勤務の体制及び勤務形態一覧表

人員基準の通りに、サビ管や生活支援員、世話人などが配置されているかを確認・証明する書類です。毎月のシフト作成時に、常勤換算の計算が基準を下回っていないか必ず確認しましょう。

給与明細・賃金台帳

職員の労働日数・時間、基本給などを正確に把握するために必要となる法定帳簿です。また労働対価を証明するだけでなく、処遇改善加算がルール通りに職員へ還元されているかの算定根拠を示す重要書類となります。

運営基準関連

項目	目的・実務上の役割	作成・更新のタイミング
自己点検・自己評価の実施記録	事業所自らが基準に違反していないかチェックし、運営体制を見直す。	年1回以上
各種指針の見直し（改定）の記録	運営の適正化や支援の質向上などを目的とした指針の見直し履歴を残す。	年1回以上
地域連携推進会議の議事録 （※日中サービス支援型は「協議会」の記録）	地域住民や外部の意見を取り入れ、透明性のある運営を図る。	開催時（年1回以上）

自己点検・自己評価の実施記録

厚生労働省や自治体が発行する自己点検シートを活用して事業所自身が基準に違反していないかをチェックした記録です。運営指導が行われるタイミングで慌てることがないように、定期的に自己点検を実施しましょう。また自己点検によって修正事項などがあった際には、修正内容だけでなく修正プロセスまで記録しておくことが大切です。

各種指針の見直し（改定）の記録

虐待防止、身体拘束適正化、感染症対策などの各種指針・マニュアルを実態にあわせて見直しした履歴を記録するものです。指針・マニュアルは一度作成して終わりではないので、状況等に応じて見直し・修正が必要です。記録には、見直しを実施した日付も記載しましょう。

地域連携推進会議の議事録（※日中サービス支援型は「協議会」の記録）

グループホームの運営を地域に公開し、外部の目が入ることでサービスの質向上や虐待防止、孤立化を防ぐこと、また地域との連携を強化することを目的とした会議の記録です。令和7年度から義務化されているため、年1回以上の会議の実施と記録が必要です。

設備基準関連

項目	目的・実務上の役割	作成・更新のタイミング
非常災害用備蓄品の管理表	災害時に必要な食料・水・衛生用品の在庫と消費期限を管理する。	点検時

非常災害用備蓄品の管理表

災害時に必要な食料・水・衛生用品などの備蓄が必要人数分が最低でも3日分あるか、賞味期限が切れていないかなどを確認する表です。少なくても3か月に1回程度、備蓄品の点検・管理を実施し、必要に応じて買い替え等を行うことが大切です。

マニュアル・帳票の作成、管理のポイント

ここまででご紹介したマニュアルや帳票等を実際に作成・管理する際の留意点を解説します。

作成のポイント

【帳票・記録】記録はすぐに作成する／誰でも同じように書ける工夫をする

記録は後でまとめて記入するのではなく、できるだけすぐに作成することが大切です。時間が経つと記憶が曖昧になってしまうので、すぐに記入できる仕組みを整えましょう。

また職員によって記録内容にバラつきが出ないようにしましょう。記録は運営指導においても必ず確認されます。テンプレートの活用など工夫することで、記録の標準化だけでなく記入の負担を減らすことにもつながります。

【帳票・記録／マニュアル・指針】具体的・客観的に記載する

日々の支援記録などで起こり得るのが、「元気がなかった」「仲良く過ごしていた」といった曖昧な記載です。記録は職員間での情報共有やモニタリング、運営指導など様々な場面で重要な役割をもちます。そのためできるだけ具体的に、たとえば「リビングで他利用者と一緒に笑顔でテレビを見ていた」などのように記載しましょう。

また専門用語を減らすことも大切です。帳票は利用者だけでなく家族も見るため表現に配慮が必要です。マニュアル等についても経験の浅い職員やパート職員が見てもすぐに理解できるように作成しましょう。

【帳票・記録／マニュアル・指針】ひな形の丸写しではなく事業所の事情に合わせる

帳票やマニュアルなどの作成においては、ひな形の活用が便利ですが、ひな形の内容をそのまま使用するといったことは避けましょう。ひな形をベースにしつつも自治体からの通知や事業所の状況にあわせて編集しましょう。

保管のポイント

【帳票・記録】保管義務期間を確認する

サービス提供実績記録票や個別支援計画など、支援と運営に関する多岐にわたる書類で保管義務が定められています。多くの書類で5年間の保管義務があるため、整理して保管する必要があります。

【帳票・記録】個人情報は適切に保管する

利用者の個人情報は、紙媒体であれば鍵付きのキャビネットに保管したり、デジタルデータであればパスワードやアクセス権限の設定をしたり、情報管理を徹底する必要があります。

運用のポイント

【帳票・記録】記録内容は次の個別支援計画のデータとして生かす

日々の支援記録やヒヤリハット報告書はモニタリングや次の個別支援計画を作成する際の情報となります。次につながる記録となるよう情報を記入しましょう。

【マニュアル・指針】定期的に見直す

法改正やルールの変更にあわせて、最低でも年1回（または事故発生時など）は見直しを行い、改訂履歴を残しましょう。

【マニュアル・指針】マニュアルはいつでも閲覧できる場所に配置する

マニュアルや指針等は、職員がすぐに見れる場所に配置または掲示することが大切です。日々の支援・運営において、職員が迷わず安全に支援を行うために必要な時にすぐに確認できる状態にしておきましょう。

グループホーム（共同生活援助）の手間を減らすなら『かべなしクラウド』がオススメ！

グループホーム（共同生活援助）の業務効率化には、記録・業務支援ソフトの『かべなしクラウド』がおすすめです。

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また、電子サイン付タイムカードや個別支援計画・サービス等利用計画の予定管理機能などもすべて1つのソフトで完結するため、記録や帳票作成の業務時間を大幅に短縮することができます。

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まとめ

この記事では、グループホームの運営上必須となるマニュアルや帳票などについてご紹介しました。

いずれも職員が迷わずかつ安全な支援を提供することや適正な事業所運営のために欠かせません。また運営指導の観点でも重要ですので、不足などがないか参考にしていただければ幸いです。

また多岐にわたる帳票等を作成・管理するにはソフトの活用がオススメです。ソフトを活用することで利用者の管理から日々の記録、日報、請求など一元管理できるため、業務効率化や業務時間の短縮につながります。

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最後までお読みいただきありがとうございました。